5 kroków do lepszych spotkań

Pierwsza intuicyjna odpowiedź młodego Scrum Mastera na pytanie czym się zajmuje to "facylitacja ceremonii i spotkań". Nie jest to nawet wierzchołek góry zadań piętrzących się przed Scrum Masterem, ale faktem jest, że to niezwykle pożyteczna umiejętność. Nie jestem pewna, czy istnieje korelacja pomiędzy rozmiarem organizacji i ilością czasu spędzanego na spotkaniach, jednak z całą pewnością jest korelacja między efektywnością spotkań a efektywnością organizacji.

Czas na szybką analizę Twojej sytuacji.

Czy usłyszałeś na korytarzu, że spotkania w waszej firmie są:

• bezcelowe
• nudne
• nieefektywne
• bezproduktywne
• za długie
• nie wiadomo o czym i po co
• bez celu
• za częste

Jeśli powtarza się chociaż jedna z tych opinii, to najprawdopodobniej spotkanie przynosi więcej szkody niż pożytku. I nie chodzi tu tylko o zmarnowany czas, który można było lepiej spożytkować, ale również o brak konstruktywnych pomysłów, frustrację uczestników i obniżoną motywację.

No to jak poradzić sobie ze spotkaniami? Najlepiej zrobić to stosując się do wartości i zasad Scruma.

Rada 1.  Facylitator jako “strażnik procesu”

Tak jak zespół potrzebuje Scrum Mastera, tak samo każda grupa na spotkaniu potrzebuje facylitatora, który pomoże się jej skupić na celu. To nie oznacza, że tym facylitatorem musi być Scrum Master. Wybierzcie "meeting mastera" najlepiej pasującego do typu spotkania. I tu już  pierwsze ostrzeżenie. Powszechnie wiadomo, że łączenie roli Scrum Mastera i managera jest złą praktyką. Tak samo jest z “meeting masterem”. Nie będzie dobrym facylitatorem osoba, która ma ważny cel do osiągnięcia albo silną opinię na dyskutowany temat. W środku ognistej dyskusji ciężko jest zwracać uwagę na dynamikę grupy. Tak jak Scrum Master nie powinien być jednocześnie członkiem zespołu deweloperskiego, tak samo lepiej, gdy facilitator jest nieco z boku głównego nurtu dyskusji. Dlatego, jeśli jesteś emocjonalnie nastawiony do tematu i chcesz brać czynny udział w dyskusji, to poproś kogoś o pomoc w prowadzeniu spotkania.

Rada 2. Mały cross-funkcjonalny zespół

Zespół jest kluczową jednostką, która dostarcza wartość także podczas spotkania. Upewnij się, że zaprosiłeś wszystkie niezbędne, i tylko niezbędne osoby. To trudne zadanie. Jeśli zabraknie osoby, która ma decydujący głos lub niezbędne informacje, wasze ustalenia i tak wylądują w koszu. Z drugiej strony, jeśli na spotkaniu pojawi się 15 osób, to osiągnięcie porozumienia będzie wyzwaniem. W każdej organizacji znajdzie się "meeting monster". Siedzi na każdym spotkaniu, ma zdanie na każdy temat, ale jak przychodzi do realizacji ustaleń. to okazuje się, że jest niezwykle zajęty. Wykaż się odwagą i wyproś go ze spotkania.

Rada 3.  Cel

Aby osiągnąć sukces potrzebny jest cel. Tak jak każdy sprint ma cel tak samo i spotkanie. Ustal jasny cel spotkania. Poinformuj o nim uczestników i upewnij się, że wszyscy go rozumieją. Poproś ich o przygotowanie się do rozmowy - przeczytanie materiałów, przygotowanie propozycji itp. Gdy dyskusja dryfuje w nieznanym kierunku, zadaj pytanie "Jak się to ma do głównego celu”.

Rada 4. Planowanie

Aby efektywnie przeprowadzić akcję potrzebny jest plan. Spotkanie musi mieć określony czas rozpoczęcia i zakończenia. Najlepiej, gdy jest ono krótkie. Pozwala Wam się to skupić na osiągnięciu celu (patrz rada powyżej) i chroni przed odbieganiem od tematu oraz przejmowaniem spotkań przez “meeting monstera”.

Poinformuj osoby zaproszone z odpowiednim wyprzedzeniem, sprawdź ich dostępność. Nie czekaj na spóźnialskich. Pilnuj czasu. Jeśli spotkanie miało trwać godzinę, to nie pozwól, by trwało dwie. Monitoruj nie tylko czas trwania całego spotkanie, ale też poszczególnych jego faz.

Rada 5. Podążaj za schematem

Większość Scrum Masterów słyszała o schemacie retrospektyw zaproponowanym przez Esther Derby i Dianę Larsen w książce “Agile Retrospectives”. Tak naprawdę jest to schemat każdego idealnego spotkania. 

   1. Ustawienie sceny.

Przypomnij po co się spotkaliście, jaki cel chcecie osiągnąć, jak będziecie pracować.

   2. Zebranie danych.

Upewnij się, że dane są przygotowane przed spotkaniem i dostępne dla wszystkich. Nie marnujcie wspólnego czasu na logowanie się do narzędzi, ściąganie raportów. Prześlij je do zainteresowanych wcześniej, żeby mogli się z nimi zapoznać.

   3. Wygenerowanie pomysłów.

Po to właśnie się spotkaliście. Ale róbcie to skutecznie. Zamiast siedzieć i dyskutować, pracujcie kreatywnie. Przyciągnij tablice. Dziel uczestników na podgrupy i łącz wygenerowane pomysły. Upewnij się, że każda osoba ma możliwość zabrania głosu.

   4. Podjęcie decyzji.

To najtrudniejsze zadanie na spotkaniu. Upewnij się, że zostanie podjęta i że ilość akcji jest rozsądna.

   5. Zamknięcie spotkania.

Zbierz feedback na temat przebiegu spotkania i wybranych akcji. Podsumuj (najlepiej na piśmie lub w formie zdjęć). Upewnij się, że wybrane akcje mają swoich właścicieli.

Zmęczony? Otrzyj pot z czoła. Przecież to było krótkie spotkanie :)