Jak uporządkować Backlog Produktu?

W trakcie jednego Sprintu efektywne zespoły mogą wykonać sporo pracy. Jednak, to czy dostarczają wartość dla klientów i organizacji dużo bardziej zależy od tego, czy zajmują się najważniejszymi rzeczami, czy też losowo wybranymi pomysłami.

Źle zarządzany Product Backlog najczęściej oznacza, że skupiamy się na tym, co jest nam zrobić łatwiej, na tym co już umiemy robić, na czymś co jest ważne dla najgłośniej krzyczącej osoby w firmie, albo na tym co będzie fajnie wyglądało w CV. Jeżeli chcesz tego uniknąć, to Backlog musi być w dobrej formie. Dlatego w trakcie Sprintu Product Owner, Zespół i interesariusze muszą współpracować razem w celu uporządkowania go.

Na czym polega "Product Backlog Refinement"?

Co dokładnie oznacza porządkowanie Backlogu Produktu, zależy od tego co robicie, ale najczęściej zawiera takie czynności jak:

• Analizę i doprecyzowanie wymagań na nadchodzące Sprinty, żeby uniknąć niespodzianek w trakcie Planowania Sprintu;
• Ponowną priotytetyzację i zmianę kolejności Elementów Backlogu Produktu;
• Podział Elementów, które są za duże do zrobienia w trakcie jednego Sprintu;
• Łączenie Elementów, których nie będziecie teraz robić, żeby nie zaciemniały obrazu całego Backlogu;
• Usuwanie niepotrzebnych Elementów, bo zawsze będziecie mieli więcej pomysłów niż czasu na ich realizację;
• Generowanie nowych pomysłów;
• Przygotowanie eksperymentów;
• Szacowanie Elementów;
• Patrzenie krótko i długoterminowo na cały Backlogu. Omówienie nadchodzących wydań i mapy drogowej;
• Analiza różnych możliwości rozwoju produktu (what-if).

W zależności od waszego kontekstu, Porządkowanie będzie przybierało różne formy, chociaż najpopularniejsze wydaje się być po prostu spotkanie.

Czego unikać na Porządkowaniu?

Co jakiś czas spotykam się z Zespołami, które żądają od Product Ownera, żeby im przygotował wszystkie wymagania do kolejnych Sprintów. Inaczej mówiąc ich Product Owner ma robić za pośrednika między zespołem i klientem. Wtedy ich „Porządkowanie” polega na tym, że Product Owner spowiada się z tego co ma w Backlogu, albo, jeszcze gorzej, spisuje wszystkie wymagania, żeby członkowie zespołu mogli je przeczytać w wolnej chwili. Chociaż to Product Owner zarządza Backlogiem Produktu, to Porządkowanie Backlogu nie jest tylko jego zadaniem, ale wspólną odpowiedzialnością Product Owner i Zespołu. Obowiązkiem Product Ownera nie jest karmienie Zespołu wymaganiami przy pomocy łyżeczki, a priorytetyzowanie Backlogu. Najczęściej to Zespół musi wziąć odpowiedzialność za analizę i zrozumienie wymagań i porozmawiać z użytkownikiem, a nie traktować Product Ownera jako chłopca na posyłki, który ma iść do klienta, zebrać wszystkie wymagania i spisać w jakimś narzędziu. I mam tu na myśli cały zespół, a nie analityka biznesowego, który zostanie pośrednikiem, wykona całość roboty za zespół i będzie przekazywał tą wiedzę reszcie.

Jak może wyglądać Porządkowanie?

Warto, żeby Product Owner spotkał się z Zespołem przynajmniej raz w trakcie Sprintu i upewnili się, że Elementy Backlogu planowane na kolejny Sprint są zrozumiałe i Gotowe do implementacji. W takich spotkaniach często uczestniczą też różni eksperci, klienci i użytkownicy. Często zorganizujecie je pod koniec Sprintu, kiedy wiecie więcej na temat następnego Sprintu, chociaż są Zespoły, które wolą  mieć sesje porządkowania w środku Sprintu, lub co tydzień, a nawet codziennie przez piętnaście minut zaraz po Daily. W trakcie tych spotkań PO powinien umieć wytłumaczyć dlaczego podjął pewne decyzje i zebrać informację zwrotną od Zespołu i interesariuszy. Na Porządkowanie Backlogu Produktu zarezerwujcie sobie 5-10% czasu trwania Sprintu. Czyli w przypadku dwutygodniowego Sprintu Zespół może poświecić do jednego dnia, aby upewnić się, że wie, co będzie robił w przyszłości.

Słowniczek:

Ponieważ sporo literatury dotyczącej Scrum jest w języku angielskim, a także dlatego, że polskie nie zawsze są w stanie oddać intencji, o które twórcom Scruma chodziło poniżej lista pojęć wymiennych.

Product Backlog - Backlogu Produktu

Backlog Item - Element Backlogu

Roadmap - Mapa Drogowa

Release - Wydanie

Refinement - Porządkowanie