Wskazówki dla facylitatorów mega-warsztatów

W zeszłym tygodniu Specflow i ja zorganizowaliśmy interaktywne seminarium internetowe. Dla potomności i każdego, kto jest na tyle szalony, by zrobić coś podobnego w przyszłości, oto krótkie podsumowanie. Przeczytaj, aby dowiedzieć się, jak to zrobiliśmy, co działało dobrze, a co źle i kilka pomysłów, jak to zrobić lepiej.

Podsumowanie: zgromadziliśmy 500 osób i próbowaliśmy współpracy przez Zoom i Miro. Miro mniej więcej trzymał poziom, ale czuję, jakbyśmy zepsuli Zooma. Z kilkoma poprawkami następnym razem ponownie użyję Miro, ale być może poszukam innego systemu do wideokonferencji.

Ustawienie warsztatu

Zespół Specflow chciał zorganizować seminarium internetowe dla społeczności i pomyśleliśmy o podjęciu na żywo wyzwań Given-When-Then With Style. W większości webinariów publiczność jest bierna, a jeśli dochodzi do jakiejkolwiek interakcji, to zwykle jest to po prostu szybka ankieta. Ponieważ wyzwania społeczności w dużej mierze polegały na uczestnictwie, zaproponowałem, aby webinar był naprawdę partycypacyjnym doświadczeniem. Idealnie byłoby, gdyby ogromna liczba osób faktycznie współpracowała, pracując przez większość czasu w małych grupach. Pomysł polegał na tym, że ludzie będą dyskutować w małych grupach, dodawać rzeczy do obszaru tablicy Miro, a ja będę obserwował i komentował ich wnioski.

Telekonferencję poprowadziliśmy jako spotkanie na Zoomie, a nie jako webinar (więcej o tym później). Przyjemną sztuczką jest tutaj wyłączenie dźwięku uczestników — uniemożliwia to ludziom rozmowę przez głośnik w głównym pokoju, ale nie dotyczy pokoi podgrup. Nadal mogą z łatwością współpracować po rozpoczęciu ćwiczeń.

Aby zabezpieczyć się przed ryzykiem rejestracji zbyt dużej liczby osób, zespół Specflow zaproponował również streamowanie sesji na YouTube (okazało się to świetnym pomysłem, więcej o tym poniżej).

Zarejestrowanych jest około 1500 osób. Na koniec pojawiło się około 500 osób, które zostały podzielone na 40 pokoi (próba stworzenia 50 nie powiodła się, więc w panice wypróbowałem losowo niższą liczbę i 40 zadziałało). Straciliśmy około 100, gdy rozpoczęły się sesje breakout (więcej na ten temat również później). 250 wróciło drugiego dnia. Strumień YouTube również zyskał na popularności, a około 40 osób przeszło z aktywnego uczestnictwa na zwykłe obserwowanie.

Miałem osobne laptopy dla Miro i Zooma, jako zabezpieczenie przed stopieniem się procesora. Może to była przesada, ale laptop z Zoomem miał również uruchomiony OBS, aby zastąpić zielony ekran slajdami, a ja nie chciałem ryzykować. Nie jestem pewien, czy rozmiar spotkania miał wpływ na wydajność telekonferencji, ale wentylatory na maszynie, na której działał Zoom i OBS, cały czas dmuchały jak szalone, więc posiadanie dwóch oddzielnych komputerów było prawdopodobnie dobrym pomysłem.

Skalowanie warsztatu online do interaktywnego webinaru.

Moje warsztaty online zazwyczaj trwają dwie i pół godziny dziennie. Każdy dzień podzielony jest na trzy moduły z krótkimi przerwami między nimi. Pomaga to zminimalizować zakłócenia i zmęczenie telekonferencjami. Każdy moduł rozpoczyna się krótką prezentacją, po której następuje praca w grupach i dyskusja przeglądowa. Harmonogram sprawdza się przy grupach do 30-40 osób, więc raczej optymistycznie myślałem o powiększeniu go.

Ostatnia część każdego modułu oczywiście musiała ulec zmianie, ponieważ otwieranie dyskusji na 500 osób nie wydawało się dobrym pomysłem. Zamiast tego zdecydowałem się wędrować po tablicy Miro, wskazując interesujące wnioski i wykorzystać je jako argumenty do omówienia rzeczy, które chciałem wyjaśnić.

Spodziewałem się, że pierwsze dwie części każdego modułu (prezentacja i praca grupowa) będą się po prostu łatwo skalować. Wielkość grupy nie ma tak naprawdę znaczenia w przypadku prezentacji, a my nadal dzielilibyśmy ludzi na mniejsze grupy na sesje grupowe. Niestety tutaj zaczęły się problemy. Zoom losowo wyrzucał ludzi, którzy musieli się ponownie połączyć i czekać na przydział do pokoju. Zauważyłem ten problem na znacznie mniejszą skalę prowadząc warsztaty online z kilkudziesięcioma osobami, ale na dużą skalę stał się to ogromnym problemem. Podczas pierwszego ćwiczenia większość czasu spędziłem na ponownym przyjmowaniu ludzi i przydzielaniu ich do sal konferencyjnych, a co kilka sekund pojawiali się nowi ludzie. Jordan Western ze Specflow jest cichym bohaterem tej historii, ponieważ od drugiej przerwy zajmował się całym zarządzaniem pokojami Zoom, co okazało się zadaniem na pełny etat. Gdybym był sam, sprawy nie potoczyłyby się tak gładko. Jeśli więc planujesz zrobić coś tak szalonego, jak poprowadzenie warsztatu online dla kilkuset osób, upewnij się, że nie robisz tego sam.

Pod koniec pierwszego dnia ludzie pozostawali online po zakończeniu wydarzenia. Założyłem, że spodziewali się sesji pytań i odpowiedzi, więc zrobiliśmy improwizowaną sesję i otworzyliśmy audio uczestników do zadawania pytań. To był błąd. Pojawiło się wiele rzeczy nie na temat. Ludzie zadawali pytania w bardzo specyficznym kontekście, którego omówienie z dużą grupą nie było wykonalne ani wartościowe. Drugiego dnia zamiast tego przeprowadziliśmy ułatwione pytania i odpowiedzi. Jordan wybierał pytania z czatu Zoom i Twittera i oboje rozmawialiśmy na te tematy. Pozwoliło to na znacznie lepsze zarządzanie czasem, więc następnym razem zdecydowanie skorzystam z moderowanych pytań i odpowiedzi.

Kolejnym aspektem, który należy zmienić przy skalowaniu warsztatu z 30 osób do warsztatu na 500 osób, jest ograniczenie zmiany kontekstu. Zmusiliśmy ludzi do korzystania ze zbyt wielu różnych narzędzi — Specflow Online Gherkin Editor, Miro i Zoom. Każde dodatkowe narzędzie dodaje okna, więcej kontekstu i potencjalne tarcia. Ludzie musieli pracować z otwartymi 3-4 kartami i mogę tylko założyć, że ci na mniejszych ekranach nie mieli z tym wielkiego doświadczenia. W przypadku mniejszej sesji facylitator może pomóc osobom indywidualnie, jeśli utkną lub mają problemy z narzędziami. Przy dużej grupie jest to niewykonalne. Zminimalizowanie liczby narzędzi pomogłoby zredukować liczbę ruchomych elementów, czyli rzeczy, które mogą się nie udać. W przypadku tej konkretnej sesji chcieliśmy skłonić ludzi do edytowania i udostępniania plików Gherkin oraz do wypróbowania przykładowego mapowania. Nie ma jednego narzędzia, które dobrze działałoby w obu przypadkach, więc nie rozumiem, w jaki sposób moglibyśmy zredukować ilość narzędzi. Następnym razem być może podejście mniej ambitne i bardziej skoncentrowane na programie może pomóc. Zoom ma teraz aplikacje, więc teoretycznie wszystko może tam pozostać, a ludzie potrzebują tylko jednego okna. Ale z drugiej strony nie polecałbym używania Zoom dla dużych grup (więcej na ten temat poniżej).

Jak prowadzić duże sesje w Miro

Oto pięć kluczowych pomysłów na prowadzenie sesji z kilkoma setkami osób na Miro:

• wyłącz kursory uczestników
• wyłącz zaznaczanie zmian
• unikaj używania pasków bocznych i komentarzy
• upewnij się, że ludzie nie poruszają się za dużo
• zablokuj na tablicy wszystko, czego ludzie nie powinni ruszać

Pierwsze trzy elementy mają bezpośredni wpływ na wyniki i musiały zostać zakomunikowane uczestnikom z góry. Aby uniknąć nieporozumień, dokumentacja Miro sugeruje szybkie rozwiązywanie komentarzy, a nie ich całkowite unikanie. Jednak przy tak dużej grupie szybkie radzenie sobie z komentarzami byłoby dla mnie niemożliwe. Właśnie dlatego poprosiliśmy uczestników, aby nie korzystali z tej funkcji.

Nie było możliwości globalnego wyłączenia funkcji obniżających wydajność. Byłoby wspaniale, gdyby niektóre z tych rzeczy mogły być automatycznie blokowane. W dużej grupie jest znaczna liczba osób, które ignorują uprzejme instrukcje. Na przykład ludzie nadal dodawali komentarze na tablicy, nawet w przypadku rzeczy naprawdę operacyjnych, które wymagały szybkiego rozwiązania (takich jak prośba o przeniesienie do innego pokoju podgrup). Na liście życzeń Miro dostępna jest pozycja dotycząca opcji konfiguracji tablicy, więc jeśli jesteś użytkownikiem Miro, delikatnie go popchnij. Wdrażanie niedoświadczonych ludzi byłoby znacznie łatwiejsze, gdyby nie mogli oni łatwo psuć sobie rzeczy.

Aby uniemożliwić przemieszczanie się ludzi, stworzyliśmy wydzielone obszary dla poszczególnych grup.

Każdy obszar był technicznie oddzielną ramką w Miro i istnieje całkiem niezła sztuczka, dzięki której Miro automatycznie zwiększa numery ramek podczas wklejania. Nazwij więc pierwszą klatkę „Grupa 1”, skopiuj ją i wklej, a nowa ramka automatycznie stanie się „Grupą 2”. Działa to nawet w przypadku wklejania zbiorczego, więc automatyczne numerowanie 50 ramek było dość łatwe. Poprosiliśmy tylko ludzi o sprawdzenie numeru pokoju grupowego Zoom i znalezienie odpowiedniego obszaru tablicy do pracy. W większości to działało dobrze (niektórzy ludzie skarżyli się, że nie wiedzą, gdzie zobaczyć numer pokoju Zoom, ale to nie jest problem Miro).

Głównym problemem dla nowicjuszy Miro w moich warsztatach jest zwykle przełączanie między trybami edycji i przenoszenia. Ludzie zazwyczaj klikają gdzieś, spodziewając się edycji, ale ostatecznie przypadkowo przesuwają elementy, zwłaszcza ramki tła. W przypadku małych sesji mogę po prostu poprosić ludzi o cofnięcie niezamierzonych zmian, ale na dużą skalę to by nie zadziałało. Z tego powodu pamiętaj o zablokowaniu wszystkich obiektów w tle i wszystkiego, z czym użytkownicy nie powinni wchodzić w bezpośrednią interakcję (nagłówki, tekst, linki, ramki).

Współpraca z Miro działała zaskakująco dobrze. W pewnym sensie spodziewałem się, że Miro się przewróci, ponieważ po prostu korzystaliśmy ze zwykłego konta zespołu i stworzyliśmy publicznie edytowalną tablicę, ale nie było żadnych poważnych usterek technicznych. Kilku uczestników skarżyło się, że ktoś inny usuwał ich rzeczy, gdy umieszczali je na Miro. Nie jestem pewien, czy osiągnęliśmy jakieś limity wydajności i obiekty zniknęły z powodu przeciążenia, czy ktoś robił to złośliwie, czy też ktoś po prostu źle zrozumiał, gdzie powinny być na planszy i zrobił trochę wiosennych porządków. Ogólnie rzecz biorąc, nie był to duży problem, a współpraca z Miro przebiegała sprawnie.

Był tylko jeden przypadek, kiedy coś poszło nie tak, ale nie było to spowodowane wydajnością techniczną. Ktoś wyrzucił cały warsztat kopiując całą planszę Miro i wklejając ją lekko przesuniętą w lewo, nachodząc na obiekty z planszy. Mógł to być troll lub, co bardziej prawdopodobne, ktoś po prostu przypadkowo coś zrobił. W idealnym świecie bylibyśmy w stanie temu zapobiec, ale nie wiem jak. Miro obecnie nie oferuje żadnych funkcji do blokowania zmian planszy na dużą skalę. Jeśli ktokolwiek z zespołu Miro kiedykolwiek to przeczyta, być może stworzy ustawienie, które uniemożliwiłoby ludziom kopiowanie i wklejanie zablokowanych obiektów lub blokowanie działań tylko do dodawania/edycji elementów samoprzylepnych lub coś w tym rodzaju.

Aby uzyskać więcej wskazówek dotyczących prowadzenia dużych sesji Miro, zapoznaj się z oficjalnymi poradami dotyczącymi poprawy wydajności tablicy. Ponadto, aby Twoja skrzynka odbiorcza była sprawna, w przypadku dużej grupy pamiętaj o wcześniejszym wyłączeniu powiadomień na tablicy.

„Zoom, zoom, you broke my room”

Z perspektywy czasu Zoom był prawdopodobnie złym wyborem na tę sesję. Duże sesje partycypacyjne w jakiś sposób wypadły z roadmapy produktu. Webinaria Zoom są świetne dla dużych grup oglądających jednego prezentera, ale nie zezwalają na pokoje podgrup. Spotkania Zoom umożliwiają pokoje typu breakout, ale nie skalują się dobrze.

Ludzie byli wyrzucani i wracali do pokojów. W przypadku pierwszego ćwiczenia było to częściowo spowodowane złym zarządzaniem oczekiwaniami (więcej na ten temat w następnej sekcji). W przypadku innych ćwiczeń zdecydowanie miało to więcej wspólnego z oprogramowaniem Zoom, niestabilnym Wi-Fi, urządzeniami tracącymi moc lub gremlinami. Niezależnie od powodu, przy dużej liczbie uczestników pokoje były bardzo trudne do zarządzania. Nie było sposobu, aby po prostu wysłać ludzi do pokoju grupowego, jeśli ponownie dołączyli podczas sesji. Jeden ze współgospodarzy musiał to robić ręcznie dla każdego uczestnika, a liczba osób ponownie dołączających była nieprzerwanym strumieniem. Nie było możliwości łatwego wykluczenia współgospodarzy z automatycznego przydzielania sal, więc osoby wspierające były wyrzucane z głównej sali i musiały opuścić spotkanie i dołączyć ponownie.

Jeszcze większym problemem jest to, że nie było łatwego sposobu na odesłanie ludzi z powrotem do tego samego pokoju, jeśli ponownie dołączyli. Zoom nie pokazuje automatycznie poprzednich zadań. Przy małych warsztatach zazwyczaj po prostu pytam uczestników, do której sali chcieliby pójść, ale przy dużej grupie nie było to wykonalne. Ciągły strumień powracających osób uniemożliwiał komunikację z poszczególnymi uczestnikami i oczekiwanie na ich reakcję. Niektórzy kontaktowali się z nami na czacie Zoom, ale aby to wiedzieć, musisz mieć doświadczenie z pokojami Zoom. Większość uczestników go nie ma. Niektórzy nawet zamieszczali komentarze na ten temat na tablicy Miro, których nie można było łatwo monitorować. Biorąc pod uwagę ograniczenia, najlepsze, co mogliśmy zrobić, to losowo wysyłać ludzi do pokoi, co zakłócało współpracę. Ludzie nagle znaleźliby się w zupełnie nieznanej grupie, kontynuując pracę nad inną częścią tablicy. Wydaje się jednak, że uczestnicy nie odpadali tak bardzo podczas prezentacji, więc jest to zdecydowanie związane z pokojami podgrup.

Było kilka innych usterek, które wydają się być problemami z Zoomem. Na przykład, chociaż mikrofony uczestników były blokowane przez konfigurację spotkania Zoom, ludzie od czasu do czasu skarżyli się, że słyszą, jak ktoś inny mówi nade mną, tak jakby inny uczestnik transmitował dźwięk. Reszta grupy nie słyszała dodatkowego dźwięku, więc wydawało się to dziwnym błędem. Jednak zdarzyło się to kilka razy różnym ludziom, więc wydaje się, że jest to prawdziwy problem.

Jeśli kiedykolwiek spróbuję ponownie wykonać dużą sesję, prawdopodobnie wypróbuję inne oprogramowanie. Nie mam jeszcze nic do osobistego polecenia, ale kilka osób zasugerowało, że warto przyjrzeć się Hopinowi. Ewentualnie można zajrzeć do jednej z platform do sprzedaży kursów online. Spodziewałbym się, że będą mieli lepsze możliwości zarządzania grupą. W każdym razie, jeśli to czytasz i masz dobrą sugestię, którą wypróbowałeś i zadziałało dobrze, chciałbym usłyszeć od ciebie. Wyślij mi e-mail w tej sprawie.

Z góry zarządzaj oczekiwaniami uczestników

Podczas pierwszego ćwiczenia wiele osób w pokojach podgrup zdawało się oczekiwać, że będą tylko słuchać, zamiast brać udział. Od znajomych, którzy uczestniczyli w webinarze, słyszałem, że kończyli w pokojach wypełnionych głównie ludźmi z telefonami, prawie nikt nie miał włączonej kamery i bardzo niewiele osób chciało włączyć dźwięk. Przypisuje to głównie temu, że nie radzimy sobie dobrze z oczekiwaniami uczestników. Chociaż staraliśmy się zakomunikować, że sesja będzie miała charakter warsztatu partycypacyjnego, zarówno przez e-mail, jak i na stronie internetowej, wiele osób najwyraźniej nie zrozumiało tego przesłania lub nie potraktowało go poważnie.

Rozpoczęcie pierwszego ćwiczenia spowodowało duże zakłócenie sesji, kiedy ludzie w końcu zdali sobie sprawę, że będą musieli uczestniczyć w pracy grupowej. Niektórzy uczestnicy przeszli na transmisję strumieniową w YouTube. Niektórzy po prostu odpadli i nie wrócili. Niektórzy odeszli i dołączyli ponownie z laptopów. Ze względu na złe możliwości zarządzania pokojami, uczestnicy najczęściej trafiali do różnych grup po ponownym dołączeniu, powodując znaczną zmianę członkostwa w czasie, gdy grupy miały dyskutować i wchodzić w interakcje. Straciliśmy około 100 osób, więc grupy nie były już wyrównane. Niektóre miały dziesiątki członków, innym pozostał tylko jeden lub dwóch. Było to wyraźnie widoczne na planszy Miro, gdzie niektóre obszary były bardzo aktywne, a niektóre całkowicie martwe.

Moja wielka lekcja z tego była taka, że kluczowe znaczenie ma lepsze zarządzanie oczekiwaniami uczestników. Zachęcanie ludzi w wiadomościach e-mail nie jest oczywiście wystarczająco dobre. Być może podczas rejestracji poproś ludzi, aby wybrali, czy chcą aktywnie pracować z innymi, czy tylko obserwować. Osoby, które wybiorą pierwszą opcję, otrzymają link do telekonferencji, a osoby, które wybiorą drugą opcję, otrzymają link do transmisji na YouTube.

Wykonaj rozgrzewkę

Inną kluczową rzeczą, którą zrobiłbym inaczej, jest wprowadzenie dodatkowego zadania dla uczestników podczas tworzenia grup, być może bardzo krótkiego (2-3 minuty). Pierwsze ćwiczenie wymagało od uczestników przejścia od biernego słuchania do aktywnej współpracy, szybkiego poznania dwudziestu nowych osób, stworzenia efektywnej grupy, znalezienia swojego miejsca na Miro i wykonania zadania, które ustawiłem dla ćwiczenia. To było zdecydowanie za dużo. Ludzie nie chcieli od razu mówić, mieli wyłączone audio/wideo i nie byli gotowi, by tak po prostu wskoczyć.

Zakładając, że i tak nieuniknione będzie że część ludzi odpadnie, ponieważ niektórzy ludzie nie będą czytać ogłoszeń, następnym razem wprowadziłbym wstępne ćwiczenie rozgrzewkowe, w którym ludzie dostaną trywialne zadanie, na przykład przedstawienie się grupie i napisanie czegoś na tablicy Miro. Pomoże to tworzyć grupy, rozwiązać problemy techniczne i sprowokować szybką rezygnację osób, które chcą pozostać bierne, zanim rozpocznie się prawdziwa praca.

Szczęśliwym trafem było to, że kilku przyjaciół, którzy są facylitatorami lub trenerami w swojej codziennej pracy, wzięło udział w webinarium, więc wzięli na siebie pomoc swojej grupie w szybkim wdrożeniu się. Następnym razem, jeśli to w ogóle możliwe, prawdopodobnie spróbowałbym umieścić jednego takiego wtajemniczonego w każdej grupie, aby pomóc w rozpoczęciu pracy. Ponownie, w przypadku Zoom nie jest możliwe zrobienie tego przy obecnym sposobie przypisywania pomieszczeń, więc alternatywne narzędzie prawdopodobnie wykonałoby lepszą robotę. (Tak, wiem, że teoretycznie można ręcznie zmienić przydział osób, ale spróbuj szybko znaleźć współgospodarza na liście 500 uczestników przed otwarciem pokoi…)

Transmisja na żywo dla pasywnej publiczności

Kolejnym szczęśliwym zbiegiem okoliczności było zorganizowanie transmisji na żywo na YouTube. Początkowo martwiliśmy się, że pojawi się zbyt wiele osób i przekroczymy pojemność spotkania Zoom, więc Jordan skonfigurował transmisję na żywo w YouTube jako kopię zapasową na wypadek przepełnienia. Niektóre osoby, które nie chciały aktywnie uczestniczyć, zamiast tego przełączyły się na YouTube. Ale tak naprawdę nie zrobiliśmy nic konkretnego dla tej publiczności. Podczas bloków prezentacyjnych treść była równie dobra jak na głównym spotkaniu, ale podczas pracy w grupach musiało to wyglądać głupio. To był tylko cichy ekran z pojedynczym statycznym slajdem. Drugiego dnia Jordan krążył po tablicy Miro podczas ćwiczeń i przesyłał ją na YouTube, aby przynajmniej dostarczyć kilka ruchomych obrazów.

Następnym razem postaram się, aby strumień przepełnienia YouTube był znacznie bardziej aktywny. Być może podczas ćwiczeń moglibyśmy mieć współprowadzących dyskusję lub komentarz na temat trwającej pracy, lub dać indywidualne zadania dla osób oglądających transmisję.

Poza tym zdecydowanie z góry ogłosiłbym link do transmisji strumieniowej dla osób, które chcą tylko oglądać, aby uniknąć dużej zmiany w członkostwie po rozpoczęciu ćwiczeń. Zamiast trzymać go jako plan awaryjny, aktywnie promuj go jako opcję uczestnictwa w sesji.

Podziękowania dla Dejana Dimica, Davida Evansa, Cirilo Wortela i Christiana Hassy za przekazanie opinii.