Twój zespół to nie ONZ. Ale działa bardzo podobnie
W wielu firmach – również tych zwinnych i nowoczesnych z nazwy – wygląda to tak:
– Cotygodniowy raport projektowy trafia do folderu, którego nikt nie otwiera.
– Dashboard pełen metryk świeci na zielono, ale nikt nie wie, co właściwie oznaczają.
– W piątek powstaje prezentacja pod status meeting, który w poniedziałek zostaje odwołany.
– Spotkanie raportujące trwa godzinę. Decyzji: zero.
– A najważniejsze informacje? Przysypane toną szczegółów, z których nic nie wynika.
I tak tydzień po tygodniu – bo przecież „tak się robi w profesjonalnej firmie”.
Martwe raporty, martwe metryki, martwe procesy
W teorii mamy „przejrzystość”, „zarządzanie przez dane”, „cykliczny przegląd stanu”.
W praktyce:
– Raporty są pisane dla raportów, a nie po to, by podejmować decyzje.
– Dashboardy pokazują to, co wygląda dobrze, a nie to, co warto poprawić.
– Spotkania służą do sprawozdawczości, nie do wymiany perspektyw.
– Metryki są aktualizowane, ale nie analizowane.
– Czas pracy idzie na przygotowanie slajdów, nie na rozwiązanie problemu.
To nie kwestia złych intencji. To efekt rozrostu procesów, które przestały mieć sens. Ale nadal są wykonywane, bo „tak zawsze było”, „tak robią inni”, „tak wygląda dojrzała organizacja”.
I dlatego warto zrobić pauzę i zadać fundamentalne pytanie:
Po co w ogóle przekazujemy informacje?
Odpowiedź jest prosta: żeby podejmować lepsze decyzje.
Nie po to, żeby mieć „dowód”, że coś zrobiliśmy.
Nie po to, żeby „zadowolić przełożonego”.
Nie po to, żeby „nikt się nie przyczepił”.
A tym bardziej nie po to, żeby przez godzinę omawiać 27 slajdów w formacie PowerPointa.
Jakie są lepsze sposoby?
Oto kilka praktyk, które pomagają zespołom odzyskać sens przekazywania informacji:
1. Komunikuj z myślą o decyzjach
Zamiast pytać „co mamy pokazać?”, lepiej zapytać:
„Jaka decyzja ma być podjęta na podstawie tych danych?”
Wtedy:
– liczba slajdów się zmniejsza,
– format się upraszcza,
– a cała rozmowa staje się bardziej konkretna.
2. Raportuj to, co zmienia się w czasie
Jeśli wskaźnik nie zmienił się od trzech miesięcy – przestań go raportować.
Jeśli dashboard nie wywołuje żadnych reakcji – zapytaj, czy jest komukolwiek potrzebny.
Czasem wystarczy pokazać jedną metrykę, ale dobrze dobraną. Taką, która wywołuje refleksję lub działanie. I tylko tyle.
3. Spotkania? Tylko jeśli coś ma się zadziać
Zamiast cotygodniowych rytuałów raportowych, zaplanuj asynchroniczne aktualizacje – krótkie notatki, np. w Notion, Confluence lub na Slacku.
Spotkania rób wtedy, gdy naprawdę potrzebna jest rozmowa, decyzja, albo wspólna analiza problemu.
Nie chcesz zajmować 5 osób przez 60 minut, żeby powiedzieć to, co można było napisać w 3 zdaniach.
4. Wizualizuj, zamiast opisywać
Tablica ze stanem pracy. Oś czasu z ryzykami. Prosty wykres z trendem. To narzędzia, które szybciej niż PowerPoint pokażą, co się dzieje. I nie wymagają cotygodniowego odświeżania.
5. Zadbaj o informację zwrotną
Jeśli przez 5 spotkań nikt nie zadał pytania o raport – to nie ma sensu go produkować dalej w tej formie.
Jeśli dashboard nie prowadzi do żadnej rozmowy – czas go uprościć albo porzucić.
Rozmawiaj z odbiorcami raportów. Pytaj, czego naprawdę potrzebują. Co działa. Co przestaje działać.
Co dalej?
Raport ONZ może wydawać się odległy – w końcu to globalna organizacja, a nie zespół produktowy w polskiej firmie.
Ale mechanizm jest dokładnie ten sam:
im więcej dokumentów, tym trudniej wyłowić to, co istotne. Im więcej spotkań, tym mniej decyzji.
Dlatego w pracy z zespołami zawsze zadajemy pytania:
– Co ma się zmienić dzięki tej informacji?
– Kto jej naprawdę potrzebuje?
– Jak możesz to pokazać prościej?
A jeśli widzisz, że Twój zespół tonie w raportach, statusach i martwych metrykach – to być może czas na zmianę sposobu myślenia, nie tylko narzędzi.
Dane na bazie https://www.rmf24.pl/fakty/swiat/news-wedlug-raportu-onz-nikt-nie-czyta-raportow-onz,nId,8006485