Agile dla nietechnicznych

Słowo Agile stało się ostatnio bardzo popularne w biznesowych kuluarach. Zaczęło nawet wygrywać w korporacyjnym bullshit bingo z takimi hasłami jak “innowacja” czy “improvement”. Fakt, że jest używane często nie oznacza, że jest używane we właściwym kontekście, ponieważ niewiele osób rozumie, co tak naprawdę ono znaczy. 

Najprościej można powiedzieć, że Agile to rodzaj kultury pracy. Jego wyróżnikiem jest to jak myślisz o celach, które przed sobą stawiasz i sposób w jaki podchodzisz do ich realizacji. Z Agilem nie wiąże się jeden specyficzny proces czy zestaw narzędzi, który sprawi, że można przybić pieczątkę z hasłem ”Jesteśmy Agile”. I tu rodzi się chaos.

Kto potrzebuje Agile

Agile nie jest podejściem, które powstało nagle w wyniku spektakularnego odkrycia czy prac badawczych. Istniał w naszej świadomości od zawsze. Jedyne co się wydarzyło to w 2001r grupa inżynierów spisała swoje przemyślenia i nadała temu zestawowi zachowań nazwę. Zrobili to, bo byli zmęczeni tłumaczeniem wszystkim dookoła, że są takie obszary - a jednym z nich jest właśnie inżynieria oprogramowania - gdzie nie jesteśmy w stanie z góry przewidzieć wszystkiego co się wydarzy i precyzyjnie zaplanować każdego jednego kroku. W takim środowisku zmienia się zbyt wiele rzeczy równocześnie i najczęściej nie mamy nad nimi żadnej kontroli. Skoro więc nie masz magicznej, szklanej kuli, która pomaga przewidywać przyszłości pora przestać się oszukiwać, że jesteś w stanie przygotować wspaniały plan, który sprawi, że odniesiesz sukces. W związku z tym w środowisku Agile zamiast spędzać czas na debatach i ustalaniu sztywnych planów opiera się działania na drobnych eksperymentach i w zależności od uzyskanych rezultatów dostosowuje plany.

Jeśli jesteś pewien tego co wydarzy się w przyszłości, wiesz dokąd zmierzasz, robiłeś to już dziesiątki razy i nic Cię nigdy nie zaskakuje to Agile nie jest dla Ciebie. Agile to podejście wymagające dużej wiedzy, dyscypliny i wcale nie jest “tańsze” niż podejścia klasyczne, więc używanie go po to, żeby sie “pochwalić” nie jest dobrym pomysłem. Jeśli jednak dość często zdarza Ci się stwierdzić “ups, myślałam, że będzie inaczej” to warto przynajmniej poznać pewne techniki, na których opiera się Agile.

Pamiętaj o użytkowniku

Istotą wszystkich organizacji Agile jest skupienie na kliencie. Customer Centric to nie hasło reklamowe z Doliny Krzemowej tylko faktyczna potrzeba. Firmy, które stawiają sobie cel “sprzedać więcej” czy “produkować taniej” nawet jeśli odnoszą sukces, to jest on raczej krótkotrwały. W organizacjach Agile począwszy od długofalowych strategii, po pojedyncze projekty i wymagania, każda rzecz zaczyna się od zastanowienia się kto będzie używał wyników tej pracy i jaki jego problem staramy się w ten sposób zaadresować. Współpraca z użytkownikiem jest bardzo mocno podkreślana w Agile, a konsekwencje jej braku są bolesne. Jeśli zapomnisz dla kogo coś robisz, wykonasz pracę tak jakbyś to Ty miał korzystać z jej rezultatów. Więc następnym razem kiedy będziesz walczyć z formularzem na stronie jakiegoś urzędu pamiętaj o tym, że urzędnik, który go przygotował na pewno na pewno świetnie sobie radzi z jego wypełnianiem. I tu uwaga! Ta empatia dla potrzeb klienta (i w drugą stronę również) nie u każdego jest cechą wrodzoną. Trzeba włożyć dużo wysiłku w poznanie drugiej strony, zbudowanie obustronnego zaufania i wypracowanie metod współpracy, które będą odpowiadały Tobie i Twoim klientom. Próby kopiowania cudzych zachowań odniosą tu równie duży sukces co próby wychowania dzieci zgodnie z podręcznikiem.

Priorytetyzuj i utrzymuj focus

Kolejną cechą firm działających w rytm Agile jest umiejętność zdecydowania co jest aktualnie ważne i skupienie się na jednym najważniejszym celu. Często w biznesie zachowujemy się jak osoba na diecie wchodząca do cukierni. Tu wszystko jest pyszne. Każdy klient to dodatkowy przychód, każdy projekt jest rozwojowy, a każdy pomysł wspaniały. I tak jest. Ale jeśli w tej cukierni biznesu będziemy próbowali zjeść wszystkie ciastka równocześnie to zamiast walorów smakowych poczujemy tylko ból brzucha. Najczęstszy błąd, który jest popełniają firmy to prowadzenie wielu projektów równocześnie przez jeden zespół. Ludzie mogą pracować jedynie sekwencyjnie. W związku z tym osoba, która pracuje nad 3 projektami równocześnie najprawdopodobniej będzie wykonywała prace na przemian i z matematycznych wyliczeń wynika, że zadania będą gotowe w takich terminach. 

Niestety, wyliczenia są na papierze, a w życiu dopada nas dodatkowa przeszkoda a mianowicie “efekt przełączania kontekstu”. Naukowcy policzyli, że jeżeli pracujemy nad dwoma zadaniami równocześnie to nasz mózg potrzebuje dodatkowo około 20% czasu na “przezbrojenie maszyny”, czyli usunięcie z pamięci danych dotyczących aktualnie wykonywanych zadań i przypomnienie sobie na czym skończyliśmy poprzednie. Wraz ze zwiększaniem się ilości lub złożoności zadań, którymi żonglujemy ilość czasu potrzebna na przełączanie kontekstu rośnie coraz bardziej. 

Dla tych, którzy nie wierzą albo wydaje im się, że potrafią robić efektywny multitasking polecam ćwiczenie. Wypełnienie poniższej tabeli literami oraz cyframi arabskimi i rzymskimi nie jest zadaniem skomplikowanym. Weź stoper i zmierz ile czasu zajmie Ci wypełnienie jej wierszami, a ile kolumnami. Różnica w zmierzonym czasie to właśnie wysiłek, który wkłada twój mózg w przełączania kontekstu.

To oznacza, że faktyczny czas zakończenia prac prowadzonych równolegle wygląda tak.

Firmy, które stosują podejście Agile wiedzą, że najlepsze wyniki uzyskają ustalając kolejność i atakując zadania po kolei.

To najważniesza zasada, która warto stosować w każdej dziedzinie życia. Jeśli zależy Ci na czasie to pamiętaj, że multitasking Cię spowalnia!

Dziel na małe części

Nawet jeśli wybierzesz tylko jedną najważniejszą rzecz nadal może być ona zbyt duża, żeby sobie z nią poradzić. Zdarzyło Ci się stanąć przed jakimś zadaniem, popatrzyć na ilość pracy, a potem machnąć ręką i powiedzieć “nie robię, w życiu tego nie skończę”? Ja tak mam za każdym razem, gdy zabieram się za sprzątanie mieszkania. Niby wiem co mam zrobić, ale oszacowanie ile mi to zajmie jest nierealne, już nie wspominając o jakimkolwiek entuzjazmie do pracy. To kolejna sztuczka naszego mózgu. Duże elementy są dla niego trudne do przetworzenia. Dlatego duże przedsięwzięcia i projekty niosą ze sobą tyle ryzyka i rzadko kiedy kończą się w wyznaczonym terminie. W podejściu Agile duże zadania rozkładane są na mniejsze elementy. Ważne jest, żeby każdy z nich był nadal wartościowy, czyli żebyś mógł z niego czerpać zysk. Zyskiem może być zarówno rozwiązanie chociaż maleńkiej części problemów dla wybranej grupy naszych klientów jak i zdobycie nowej wiedzy, która jest niezbędna do dalszych prac. 

Weryfikuj rezultaty, nie progres i dostosuj plany

Jeżeli już wiesz jaki cel chcesz osiągnąć, podzieliłeś go na mniejsze elementy i ułożyłeś jakiś plan to pora wziąć się do pracy. Istotą podejścia Agile jest częste sprawdzanie wyników. Nie nie chodzi o postęp prac, ilość odhaczonych zadań na liście, ani o to czy wykonaliśmy plan w 20%. Oczywiście, to też możesz sprawdzać jeśli jest dla Ciebie wartośiowe, ale bardziej chodzi o rzeczywiste rezultaty. Czyli o przedstawienie jakiegoś fragmentu pracy odbiorcy, żeby powiedział czy zmierzasz w dobrą stronę. Czasem będą to rzeczy, które już możesz oddać do użytku chociaż wiesz, że będziesz je nadal rozwijać, czasem będą to tylko szkice czy pomysły, ale ważne, żeby było to coś co da się jakoś ocenić czy skomentować. Lubię analogię robienia swetra na drutach. Możesz kontrolować postęp pracy licząc ilość rzędów czy zużytej włóczki, ale lepsze rezultaty osiąga się, gdy co jakiś czas zrobisz przerwę, obejrzysz całą pracę i sprawdzisz, czy nie zgubiły się jakieś oczka, czy rozmiar jest właściwy a przede wszystkim czy podoba się osobie, dla której ją robisz. Może znajdzie się coś co spowoduje, że trzeba pruć kilka rzędów, a może trzeba całkowicie zmienić plan i zamiast swetra, którego rękawy będą za wąskie powstanie kamizelka. 

Konieczność nanoszenia zmian jest frustrująca, ale pomyśl jak dobijające by było, gdybyś się o nich dowiedział po skończeniu całej pracy. Im szybciej dostaniesz feedback tym mniej kosztowne są zmiany i tym bardziej zadowolony klient, który widzi co powstaje i ma wpływ na efekt końcowy. I wracamy do punktu pierwszego - chodzi o zadowolenie klienta i dostosowanie planów. 

Kontunuując tą analogię można zaobserwować zmianę sposobu myślenie w podejściu Agile. Jeśli postęp mierzysz zadowoleniem klienta to dostarczenie kamizelki, której klient używa zamiast zaplanowanego, ale niedopasowanego swetra będzie sukcesem. Jeśli spojrzysz na tą samą pracę w kategoriach klasycznego zarządzania to masz dwie opcje - zrealizować plan (niedopasowany  sweter), odtrąbić sukces i mieć produkt, którego nikt nie używa, albo przyznać się, że plan nie wypalił i ogłosić porażkę. Niestety częściej wybierana jest pierwsza opcja.

Ucz się na błędach

Klasycznie zarządzane organizacje traktują nieudane próby i konieczność zmiany planów jako porażkę. Agile traktuje je jako wartościowe lekcje. Edison pracując nad żarówką powiedział, że nie poniósł porażki tylko odkrył wiele błędnych rozwiązań. Próby przewidzenia przyszłości są z góry skazane na przegraną, a koszt wykonywania tych “operacji voodoo” jest ogromny. Dodatkowo, jeśli popełnienie błędu jest karane to błędy będą skrzętnie ukrywane i nikt o nich nie będzie mówił.

Fakt, że akceptujesz możliość popełnienia błędu nie oznacza, że możesz pozwolić sobie na ich powtarzanie. Kluczowy dla podejścia Agile jest proces nauki i ciągłej poprawy. Po każdym cyklu pracy, gdy zweryfikowałeś rezultaty, jeszcze przed dostosowaniem planu zadaj sobie pytanie czego się nauczyłeś i co zrobisz, żeby zmniejszyć ryzyko powtórzenia się problemów. Nie potrzebujesz do tego wielkich spotkania czy burzilwych dyskusji tylko krótkiej refleksji co chcesz zmienić albo spróbować robić inaczej. Odrywając się znowu od spraw biznesowych pokażę przykład z życia codziennego. Moja córka codziennie odrabia zadania domowe, oczywiście codziennie inne, ale sam proces odrabiania zadań jest dość stabilny. Co kilka dni, gdy zamyka zeszyty rozmawiamy co można jutro zrobić inaczej. Propozycje są różne: zamiast przy biurku robić lekcje na sofie w salonie, włączyć muzykę, robić lekcje zaraz po szkole, a może lepiej wieczorem, gdy już jest ciemno na zewnątrz. I oczywiście nie wszystkie pomysły są dobre, ale ważne jest, żeby te które uważasz za wartościowe wypróbować, niedziałające odrzucić a dobre stosować dalej.

Podsumowując chcę żebyś zapamiętał 5 lekcji  Agile

Te techniki są nie tylko wypracowane empirycznie; ale też oparte o naukowe badania i funkcjonowanie naszego mózgu. Jeśli chcesz poznać kilka dodatkowych technik, które pomogą Ci wykorzystać potencjał to zajrzyj do książki Twój mózg w działaniu Davida Rocka.