Jak mieć lepsze spotkania?

Jaka jest Twoja reakcja, gdy otrzymujesz zaproszenie na spotkanie? „Super będzie fajnie!” Czy, może raczej „Nie! Znowu?”. Dla wielu osób spotkania kojarzą się z siedzeniem godzinami w sali, oglądaniem nudnych prezentacji, długimi dyskusjami i niekończącymi się sporami. Na koniec i tak żadna decyzja nie zostaje podjęta i planujemy kolejne spotkanie. Takie “posiadówki” to marnowanie czasu i energii.

A można przecież inaczej. Możesz znacznie usprawnić swoje spotkania stosując kilka prostych praktyk.

Krok 1. Facylitator potrzebny od zaraz

Słownikowa definicja "facylitacji" to "ułatwianie". Facylitator to osoba, która nie skupia się na samym rozwiązaniu, ale na tym jak do niego dochodzicie.

Najczęściej:

● obserwuje zachowania w grupie,

● moderuje dyskusję,

● dobiera techniki wspierające uczestników w generowaniu pomysłów, podejmowaniu decyzji i wyciąganiu wniosków,

● pomaga skupić się na celu spotkania, trzymać założonych zasad współpracy i ram czasowych.

Wybierz moderatora najlepiej pasującego do typu spotkania. Nie będzie dobrym facylitatorem osoba, która ma ważny cel do osiągnięcia albo silną opinię na dyskutowany temat. W środku ognistej dyskusji ciężko jest zwracać uwagę na dynamikę grupy. Dlatego lepiej, gdy facylitator jest nieco z boku głównego nurtu dyskusji.

Jeśli czytasz ten artykuł to znak że ta rola przypadła Tobie. Poniższa ściąga pomoże Ci w przygotowaniu się do stojącego przed tobą zadania.

Krok 2. Odpowiednie osoby

Upewnij się, że zaprosiłeś wszystkie niezbędne i TYLKO niezbędne osoby. To trudne zadanie. Jeśli zabraknie osoby, która ma decydujący głos lub niezbędne informacje, wasze ustalenia i tak wylądują w koszu. Z drugiej strony, jeśli na spotkaniu pojawi się 15 osób, to osiągnięcie porozumienia będzie wyzwaniem. Uważaj na osoby, które:

● są wysłane przymusowo lub przychodzą “w zastępstwie”,

● mają ograniczoną dostępność (“wpadne na chwilę”, “zaraz muszę lecieć” albo “muszę teraz odpisać na maile”),

● uczestniczą każdym spotkaniu jakie odbywa się w firmie.

Jeśli nie są to kluczowe osoby, to lepiej żeby nie przychodziły. Jeżeli są niezbędne do podjęcia decyzji dostosuj plan spotkania do ich ograniczeń.

Krok 3. Przygotowanie do bitwy - cel i agenda

Ustal jasny cel i plan spotkania. Przekaż go uczestnikom i upewnij się, że wszyscy go rozumieją i wiedzą z czym chcecie wyjść. Poproś ich o przygotowanie się do rozmowy - przeczytanie materiałów, przygotowanie propozycji itp. Gdy spotkanie się rozpocznie przypomnij cel i zapisz go w widocznym miejscu. Odwołuj się do niego w czasie spotkania.

Z wyprzedzeniem ustal agendę oraz czas rozpoczęcia i zakończenia. Staraj się ich trzymać w trakcie spotkania. Jeśli temat jest obszerny zrezygnuj z wielo-godzinnych sesji na rzecz kilku krótszych spotkań. Planując termin sprawdź dostępność zaproszonych osób. Nie czekaj na spóźnialskich - to karanie tych, którzy przyszli na czas.

Krok 4. Akcja … interakcja

Zebrałeś grupę żeby skorzystać z ich wiedzy i doświadczenia. No to korzystaj:

● Zamiast siedzieć i dyskutować, pracujcie kreatywnie. Rysujcie, używajcie tablic, post-itów. Stół konferencyjny, laptop i rzutnik nie pomagają w interakcjach.

● Dziel uczestników na małe podgrupy, łącz wygenerowane pomysły.

● Upewnij się, że każda osoba ma możliwość zabrania głosu. Jeśli masz nieśmiałe osoby zbieraj pomysły na kartkach.

● Utrzymuj skupienie. Gdy dyskusja dryfuje w nieznanym kierunku, zadaj pytanie "Jak się to ma do celu, który chcemy osiągnąć”.

● Bazujcie na danych zgromadzonych przed albo w trakcie spotkania. Zbierz te dane w widocznym miejscu. Będzie wam łatwiej się do nich odnosić.

● Zakończcie spotkanie z konkretną decyzją lub rozsądną ilością akcji.

● Zbierz feedback na temat przebiegu spotkania. Będziesz wiedział co zrobić żeby następne było jeszcze lepsze.

Krok 5. Efektywny udział

Efektywna moderacja to dopiero część sukcesu. Aby spotkanie było udane potrzebny jest wkład wszystkich uczestników. Świetnie opisuje go definicja “Efektywnego udziału” opisana w Socjokracji 3.0 i polega na odpowiedzi na pytanie:

"Czy moje zachowanie w tym momencie jest najlepszym wkładem jaki mogę wnieść do tej współpracy?"

Jeśli odpowiedź brzmi "nie", to dana osoba powinna zmienić swoje podejście lub po prostu opuścić spotkanie. Każda z tych opcji sprawi, że spotkanie będzie lepsze. Rolą facylitatora jest wyjaśnić tą zasadę uczestnikom. Reszta jest już w ich rękach.