Jaka tablica: fizyczna czy elektroniczna?

Dlaczego nie lubię elektronicznych narzędzi?

Praktycznie na każdym szkoleniu, które prowadzę pada pytanie o narzędzie elektroniczne do śledzenia postępu pracy przez Zespół. Czasami wręcz takie narzędzie jest utożsamiane ze stosowaniem Scruma. Za każdym razem mówię, żeby unikać takich narzędzi. Dlaczego? Bo w większości przypadków bardziej szkodzą niż pomagają.

7 grzechów narzędzi elektronicznych

1.     Ograniczają komunikację

Pierwszym objawem jest tzw. „masz to napisane w tickecie”. Czyli ponieważ ja coś zapisałem, to już nie musimy rozmawiać ze sobą i nie zawracaj mi głowy. Kolejnym stadium będą kłótnie o to, co zostało zapisane a co zrozumiane. Tymczasem rozwiązujemy złożone problemy i komunikacja przez dokumentację i narzędzia elektroniczne jest niewystarczająca. Musimy się zobaczyć, porozmawiać i wspólnie wypracować rozwiązanie.

2.     Ograniczają współpracę

Mocno powiązane z poprzednim. Tutaj objawem są „moje taski”. Czyli ja robię to co do mnie jest przypisane i nie zastanawiam się, nad tym co inni mają zrobić. A tymczasem chcemy współpracy całego zespołu w trakcie trwania Sprintu.

3.     Ograniczają wizualizację

Fizyczne tablice są widoczne przez cały czas. Łatwo z nich odczytać co się dzieje. Elektroniczne narzędzia często są oglądane i aktualizowane tylko w trakcie spotkań. Przez pozostałą część dnia rzadko ktoś zagląda, a gdy już, to żeby zobaczyć co ma przypisane do siebie, a nie jaki jest status sprintu. Nawet jeżeli tablica jest na stałe wyświetlana na ekranie, to i tak nie widać na nim całej informacji a Daily często polega na przesuwaniu ekranu w górę i w dół, żeby znaleźć omawiane zadanie. Na fizycznej tablicy natychmiast widać, że mamy opóźnienia, albo że nie możemy się skupić i wszystkie zadania są w trakcie. Zespoły używające elektronicznych narzędzi bardzo rzadko takie rzeczy zauważą.

4.     Sugerują predefiniowany proces

Elektroniczne narzędzia przychodzą z uprzednio zdefiniowanym procesem. Niedoświadczone zespoły zaczynają go używać, nie rozumiejąc dlaczego mają działać w ten a nie inny sposób.

5.     Szybka zmiana procesu jest trudna

Z powyższym punktem związany jest kolejny problem, czyli czasochłonność wprowadzania zmian. Ja chcę, żeby Zespół eksperymentował ze swoim procesem i próbował różnych rozwiązań. Na fizycznej tablicy wystarczy pisak i kartki samoprzylepne. Tymczasem narzędzia elektroniczne wymagają znajomości systemu konfiguracji. Jest to skomplikowane, co powoduje, że wiele zespołów rezygnuje z eksperymentowania trzymając się procesu narzuconego przez narzędzie. W skrajnych przypadkach Zespół w ogóle nie jest właścicielem swojej tablicy, a zmiany mogą dokonywać tylko wyznaczeni admini. Jeszcze gorszym rozwiązaniem jest jeden narzucony z góry proces. Zero samo-organizacji zespołu, zero własności tablicy. W firmach, gdzie zespoły zarządzają swoimi tablicami zobaczysz, że każda tablica jest inna i zawiera informacje istotne dla danego Zespołu.

6.     Powodują, że spotkania są nudne

Wiele znanych mi narzędzi jest po prostu powolnych. Jednak dużo gorsze jest to, że większość z nich nie pozwala na równoczesną pracę kilku osób naraz. Spotkania powinny być aktywne i angażujące wszystkich uczestników (zobacz na Pierwszą zasadę spotkań Scrumowych), a nie ma nic nudniejszego niż patrzenie jak ktoś uzupełnia formatkę.

7.     Ułatwiają mikrozarządzanie zespołem

To chyba największa zmora wielu zespołów próbujących używać Scruma. Zamiast narzędzia do śledzenia postępu przez Zespół dostajemy narzędzia do śledzenia zespołu przez kierowników. Spotkania Scrumowe przekształcają się w mikrozarządzanie, gdzie managerowie przypisują zadania i codziennie zbierają raport na temat postępu. Gdy widzisz coś takiego pierwszym Twoim krokiem powinno być wyłączenie aplikacji.

Czy to oznacza, że tablice elektroniczne nie mają żadnych zalet?

Oczywiście że mają. Warto się jednak zastanowić, czy nie ma prostszych rozwiązań dla tych problemów.

Częstym kontrargumentem jest, że Zespoły rozproszone muszą mieć elektroniczne narzędzie. Moją odpowiedzią jest po pierwsze, że rozproszony zespół to kiepski pomysł, a po drugie, że widziałem sporo rozproszonych zespołów używających fizycznej tablicy i kamery skierowanej na nią. Osoby zdalne po prostu prosiły kogoś na miejscu o aktualizację.

Inną zaletą tablic elektronicznych jest historia, którą przechowują. Faktycznie; nie ma problemu, żeby sprawdzić nad jakimi funkcjami pracowaliśmy w poprzednim sprincie. Wiele tablic umożliwi nam nawet odnalezienie kodu, który wówczas powstał. Niestety posiadanie takiej historii prowokuje też do niepotrzebnych dyskusji "bug czy feature" lub "źle zimplementowane czy źle opisane".

Jednym słowem jeśli zaczynasz, uczysz się, chcesz być efektywny zacznij z tablicą fizyczną. Jeśli nie masz wyboru, sprawdzaj czy nie wpadasz w powyższe pułapki. Monitoruj swój proces i reaguj natychmiast.