Otrzymujesz zaproszenie na spotkanie. Jaka jest Twoja pierwsza reakcja? „Super, ale będzie fajnie!” A może raczej „Nie! Znowu? Nie mam kiedy pracować!’. Jeżeli ta druga, to nie jesteś wyjątkiem. Dla wielu osób spotkania to bolesny sposób marnowania czasu porównywalny z obowiązkiem składania deklaracji podatkowych. Siedzenie godzinami w sali konferencyjnej bez okien, oglądanie nudnych prezentacji, długie dyskusje i niekończące się spory. Albo całodzienne wpatrywanie się w ekran w trakcie nieustannych „zoomów” i „teamsów”, na których pozostali uczestnicy nawet nie mają ochoty włączyć kamery, żeby się pokazać. Na koniec i tak żadna decyzja nie zostaje podjęta, co oznacza kolejne spotkanie w najbliższej przyszłości.
Czy tak musi być? W główniej mierze zależy to od uczestników spotkania, w tym Ciebie. Możecie znacznie usprawnić wasze spotkania używając kilku prostych praktyk, poczynając od ustalenia facylitatora spotkania.
Ściąga dla facylitatora spotkań
Słownikowa definicja „facylitacji” to „ułatwianie”. Dlatego facylitator odpowiada za ułatwienie procesu, który zachodzi w grupie poprzez zapewnienie, że spotkania są planowane i przeprowadzane w efektywny sposób. Facylitator skupia się więc nie na tym „co” chcecie ustalić, ale „jak” to chcecie zrobić. Musi więc obserwować procesy grupowe – kto mówi, w jaki sposób, kto się wycofuje, czy ktoś narzuca zdanie, czy są brane pod uwagę różne perspektywy i dobierać narzędzia wspierające uczestników w generowaniu pomysłów, podejmowaniu decyzji i wyciąganiu wniosków. Aby pomóc Ci w tym zadaniu, przygotowaliśmy ściągę, która usunie nudę, wyeliminuje Wasze cierpienie i umożliwi Wam przeprowadzenie efektywnych i ciekawych spotkań.
Skuteczny Udział
Skuteczna Facylitacja jest pierwszym kluczem do efektywnej współpracy. Drugim jest Skuteczny Udział (ang. Artful Participation). Moja ulubiona definicja została podana przez Jamesa Priesta, który sformułował ją w formie pytania:
„Czy moje zachowanie w tym momencie jest najlepszym wkładem jaki mogę wnieść do tej współpracy?”
Jako facylitator jesteś odpowiedzialny za upewnienie się, że wszyscy obecni wnoszą swój wkład. Jeśli odpowiedź na poprzednie pytanie brzmi „nie”, powinieneś poprosić ludzi, aby zmienili swoje podejście lub po prostu opuścili spotkanie. Każda z tych opcji sprawi, że Twoje spotkanie będzie lepsze.
Wygląda na to, że jesteś gotowy poprowadzić w nowy sposób swoje spotkanie. Daj nam znać, jak poszło i czy lista kontrolna się przydała.
Gorące podziękowania dla Jacka Czarneckiego za pomoc w tłumaczeniu angielskiej wersji ściągi na język polski.
Więcej poradników, ściąg i broszur znajdziesz w naszej bazie darmowych materiałów Agile.
