Pierwszym krokiem do zrozumienia sytuacji, jest obserwacja na miejscu zdarzenia. Problemy nie mogą być analizowane z dala od punktu ich pojawienia się, czyli stanowiska pracy. Tak samo ciężko jest zasugerować rozwiązanie, nie widząc wszystkich czynników mających wpływ na problem. Dlatego każdy manager i Scrum Master muszą wyjść zza swojego biurka i pójść zobaczyć co się dzieje na miejscu. W Toyocie nazywają to Gensi Genbutsu, czyli idź i zobacz, zaś samo miejsce określają słowem Gemba. Don Jackson, będąc wiceprezesem ds. produkcji w zakładach Toyoty w Gorgetown w Kentucky spędzał codziennie w hali fabrycznej sześć do siedmiu godzin. Tak samo wszyscy managerowie (wliczając to nawet zarząd firmy) Toyota Motor Manufacturing Poland, czyli fabryki Toyoty w Wałbrzychu, są minimum przez godzinę na linii produkcyjnej.
Taiichi Ohno, twórca Systemu Produkcji Toyoty (Toyota Production System, TPS) mówił „Dane oczywiście są ważne dla produkcji, największy jednak nacisk kładę na fakty”. W świecie Lean znany jest również z Kręgu Ohno – Taiichi rysował na podłodze hali fabrycznej okrąg i prosił swoich uczniów aby w nim stali i obserwowali. Teruyuki Minoura, były prezes Toyota Motor Manufacturing na Amerykę Północną opowiada, że spędzał w kręgu osiem godzin. Od rana, do kolacji. Co jakiś czas Ohno przychodził zapytać go, co widzi. W ten sposób uczył menadżerów głębokiego zrozumienia procesów produkcji, ale także umiejętności obserwacji i zauważania strat w produkcji, które można było następnie usunąć w ramach Kaizen, czyli ciągłej poprawy.
Howard Schultz, dyrektor generalnym Starbucksa, w ciągu 25 lat z kilku kawiarni w Saettle stworzył korporację zatrudniającą dwieście tysięcy ludzi pracujących w dwudziestu tysiącach kawiarni na całym świecie. Pomimo zarządzania tak wielką organizacją wciąż zagląda do kawiarń, zarówno Starbucksa jak i konkurencji, żeby zobaczyć co się w nich dzieje i porozmawiać z pracownikami. W ten sposób między innymi znalazł innowacyjny ekspres do kawy Clover, aby następnie, w 2008 roku zakupić jego producenta.
Teraz zastanów się, ile czasu Ty przeznaczasz na obserwowanie pracy i kontakt z zespołem. Ile godzin z Twojego dnia pracy poświęcasz na pisanie raportów, aktualizację statusu w narzędziu, wydawanie poleceń, czy analizę wykresów, a ile na spotkania z członkami projektu, na rozmowy w cztery oczy i na przyglądnięcie się temu, jak wykonywana jest praca. Jeżeli chcesz pomóc swojemu zespołowi, może już najwyższy czas narysować sobie okrąg w pokoju zespołu, z daleka od Twojego biurka, laptopa oraz komórki, i spędzić w nim cały jutrzejszy dzień.
Jeżeli zainteresował Cię ten artykuł zobacz również Scrum Master – Mistrz obserwacji
