Ten post nie będzie o facylitacji jako takiej. Informacje z tego zakresu znajdziesz w Ściądze Facylitatora. Tym razem zmierzę się z problemem nie “spotkania”, ale “SPOTKANIA” . Czyli jak się przygotować środowisko do rozmów i współpracy, gdy stawka w grze jest bardzo wysoka.
Poniższych technik możesz używać, gdy przygotowujesz się do przeprowadzenia ważnych warsztatów z zespołami, rozmowy z zarządem o zmianie modelu współpracy w firmie, albo gdy będziesz facylitatorem spotkania o dużym impakcie dla produktu. Bazują one na narzędziach z zakresu projektowania doświadczeń użytkownika powszechnie używanych w biznesie.
1. Rozpoznaj cele
Oczywiście możesz to zrobic na wiele sposobów, ale powszechnie wiadomo że jakaś forma checklisty zawsze się przyda a jeśli dodatkowo pomoże Ci ona ustrykturyzować i zwizualizować informacje tym lepiej. Ja dla własnych potrzeb stworzyłam taką kanwe, aby przygotawać się do przeprowadzenia spotkania.
To jest obszar burzy mózgów. Zbierz jak najwięcej informacji. Zobacz czy pojawiają się jakieś wzorce i dopiero wtedy podejmij decyzję jak zaatakować problem.
Na co zwrócić uwagę:
- spotkanie powinno mieć jeden nadrzędny cel. Oczywiście rozmowa pewnie będzie się toczyć na wiele tematów, ale jeśli wyjdziecie z tysiącem pomysłów a brakiem tej jedynej decyzji, którą chcieliście podjąć to nie było to efektywne spotkanie
- szanuj czas współpracowników. Spotkania pożerają go bardzo szybko. Skup się na naprawdę kluczowych osobach i skracaj czas do minimum. Jeśli coś można załatwić mailem nie ustawiaj spotkania.
- pomyśl jakie dane i informacje mogą być użyteczne i przygotuj je. Być może jeśli wszyscy dostaną je przed spotkaniem w ogóle nie będzie konieczne.
- pomyśl o komforcie uczestników. Całodzienne warsztaty w przypadku bardzo zajętych osób spowodują frustrację, otwarte dyskusje w języku obcym dla osób które nie są w nim biegłe będą niekomfortowe itd.
2. Poznaj sieć zależności
Możesz zakończyć na poprzednich informacjach ale może warto podrążyć temat. Na początku skup się na ludziach. Pewnie w kolumnie Kluczowe osoby będzie całkiem spora liczba nazwisk. W dużej grupie trudno jest podjąć decyzję, w za małej grupie może braknąć wiedzy lub osób decyzyjnych. Stwórz mapę zależności lub ścieżek komunikacyjnych jakie istnieją między osobami, które wypisałeś. Poszukaj osób najbardziej wpływowych, miejsc, gdzie krzyżują się ścieżki komunikacyjne i osób o najbardziej spolaryzowanych opiniach (wszystko jedno czy są nastawione pozytywnie czy negatywnie do tematu). Skup się na nich. Przygotuj spotkanie w taki sposób, aby maksymalnie wykorzystać ich obecność i uwagę. Co do pozostałych podejmij tylko decyzję czy faktycznie musisz ich zaprosić, czy może wystarczy, że zostaną poinformowani.
3. Poznaj uczestników
Oczywiście najlepiej byłoby poznać ich osobiście i wyciągnąć wszelkie informacje bezpośrednio od nich, ale czasem nie będziesz mieć takiej okazji. Wtedy najlepsza jest jest strategia używana od niepamiętnych czasów czyli “wywiad i pochodzenie”. Porozmawiaj z ludźmi, którzy znają twoich kluczowych stakeholderów i stwórz ich persony, a jeszcze lepiej połącz je z mapą empatii ukierunkowaną na cel, który chcecie osiągnąć.
Skorzystaj z:
Canva do tworzenia Persony
Canva do tworzenia Mapy Empatii
Na co zwrócić uwagę:
- nasze sympatie i antypatie łatwo odczytać z mapy empatii. Jeśli obraz, który się z niej wyłania jest bardzo negatywny lub pozytywny to weź oddech i popatrz na temat z innej perspektywy.
- potrzeby i frustracje wynikają z otoczenia w jakim funkcjonujemy. Poświęć chwilę, aby się zastanowić jak środowisko pracy i nie tylko wpływa na uczestników spotkania.
4. Zaplanuj bitwę
Gdy już wiesz co chcesz osiągnąć i na kogo szczególnie musisz zwrócić uwagę zaplanuj swoje spotkanie i przeanalizuj jakie wrażenia odniosą twoi kluczowi uczestnicy. Świetnie do tego celu nadaje się schemat Customer Journey Mappingu. Stwórz kilka symulacji bazując na zgromadzonych danych. Zwróć szczególną uwagę na ryzyka i szanse, które wymieniłeś na dole.
Canva do Customer Journey Mapping
Uff. Napracowałeś się. Masz kilka planów. Nie przejmuj się, wszystkiego nie przewidzisz, życie i tak Cię zaskoczy ale jesteś przygotowany najlepiej jak to możliwe. Jak mówił generał Eisenhover: “Planowanie jest wszystkim, a plany są niczym”
